Để thực hiện kế hoạch này, Bộ Y tế đã có Công văn chỉ đạo Sở Y tế các tỉnh/thành phố và các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế đẩy mạnh sử dụng các hệ thống này phục vụ công tác điều hành và tác nghiệp chuyên môn của mình nhằm góp phần thực hiện cải cách hành chính và thực hành tiết kiệm, đồng thời phân công trách nhiệm thực hiện như sau:

Sở Y tế các tỉnh/thành phố và các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế

Các đơn vị cần phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Bộ Y tế và Công ty viễn thông Viettel trong quá trình triển khai hệ thống, cử cán bộ chịu trách nhiệm làm đầu mối liên hệ để triển khai và vận hành hệ thống; chuẩn bị phòng họp khoảng 20 chỗ ngồi (phòng giao ban); chuẩn bị vị trí kéo đường dây điện thoại đến phòng họp và vị trí đặt máy điện thoại, máy vi tính; tự trang bị máy điện thoại để bàn có khả năng nghe trong, nói rõ; đặc biệt có chức năng loa ngoài (speaker), im lặng (mute), to nhỏ (volum). qua khảo sát của Bộ Y tế, máy điện thoại nhãn hiệu Panassonic 2373 (giá khoảng 550.000-650.000đ) là thích hợp nhất, đối với các đơn vị có điều kiện nên trang bị thiết bị chuyên dụng (giá khoảng 10-12 triệu đồng).

Ký hợp đồng sử dụng dịch vụ hệ thống Công ty Viễn thông Viettel, đơn vị phải trả cước phát sinh (theo nội dung công văn số 4123/CV-VT-KHDN ngày 20/10/2008 của Viettel gửi Bộ Y tế về việc triển khai hội thảo từ xa, phía Viettel miễn các phí còn lại bao gồm phí triển khai lắp đặt, phí thuê bao; ngoài các buổi hội thảo, đơn vị có thể sử dụng đường dây điện thoại này như các đường dây thông thường khác và chỉ phải trả giá cước phát sinh theo đúng quy định hiện hành.

Tổng Công ty Viễn thông Quân đội (Viettel)

Phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Bộ Y tế trong quá trình triển khai, cài đặt và đưa hệ thống vào sử dụng; phối hợp chặt chẽ với các đơn vị y tế trong quá trình triển khai, ký kết hợp đồng và vận hành hệ thống; triển khai miễn phí và chỉ tính duy nhất cước phát sinh trong quá trình hoạt động.

Văn phòng Bộ Y tế (Phòng Công nghệ thông tin)

Chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành và phối hợp các đơn vị để triển khai và sử dụng hệ thống, cử BS. Vũ Hoài Nam-Trưởng phòng Công nghệ thông tin làm Trưởng đoàn công tác trực tiếp khảo sát, chỉ đạo, điều phối các đơn vị và triển khai tại thực địa các hệ thống hội thảo này.

Theo kế hoạch của Bộ Y tế, thời gian hoàn thành và đưa hệ thống hội thảo từ xa vào sử dụng cần được các đơn vị trong ngành y tế khẩn trương thực hiện để có thể tổ chức hội nghị trong năm 2008.